La sous-traitance de la gestion des notes de frais consiste à confier à un prestataire l’ensemble du processus : collecte des justificatifs, saisie, contrôle (conformité, plafonds), validation (selon les règles de l’entreprise), calcul du remboursement et reporting.

Nos prestations de gestion externalisée des notes de frais :

• Collecte des justificatifs (application mobile, email, portail web) – scan, photo, import PDF
• Saisie des données (date, montant, nature, bénéficiaire, projet, client) – extraction automatique (OCR) ou manuelle
• Contrôle de conformité (justificatif présent, montant cohérent, respect de la politique interne, plafonds, règles fiscales) – détection des anomalies
• Vérification des règles fiscales (plafond kilométrique, taux de repas, hébergement, déplacement, cadeaux) – conformité URSSAF
• Validation (workflow selon montant, nature, manager) – circuit de validation automatique
• Calcul du remboursement (intégration à la paie ou remboursement direct) – net à payer, charges sociales
• Reporting (suivi par collaborateur, par service, par projet, par nature de frais) – tableau de bord
• Archivage des justificatifs (conforme RGPD, durée légale 3 ans, accès sécurisé) – preuve
• Interface avec votre logiciel de paie (export des remboursements, des variables) – automatisation

Avantages :
✅ Gain de temps (plus de saisie manuelle, plus de recherche de justificatifs)
✅ Réduction des erreurs (contrôle automatique, extraction OCR)
✅ Conformité fiscale et sociale (respect des barèmes URSSAF, limites d’exonération)
✅ Rapidité de remboursement (les salariés sont remboursés plus vite)
✅ Traçabilité (historique, modifications, validation)
✅ Application mobile (le salarié photographie son justificatif en déplacement)

Notre prestation :
🔹 Paramétrage de votre politique de notes de frais (plafonds, règles, validations)
🔹 Mise en place de l’application mobile (téléchargement, configuration, guide utilisateur)
🔹 Formation des collaborateurs (comment soumettre une note de frais, justificatifs acceptés)
🔹 Traitement des notes (saisie, contrôle, validation selon workflow)
🔹 Intégration à la paie (export des remboursements et des variables)
🔹 Reporting mensuel (synthèse des frais, par service, par projet, par collaborateur)

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