La sous-traitance administrative (ou externalisation du back-office) confie à des prestataires externes les tâches de gestion courante : secrétariat, saisie, classement, standard, gestion du courrier.

Nos services de sous-traitance administrative :

• Secrétariat à distance (prise de rendez-vous, gestion de l’agenda, rédaction de comptes-rendus, courriers) – assistant virtuel.
• Saisie et encodage (factures fournisseurs, notes de frais, devis, commandes) – ERP, comptabilité.
• Classement, numérisation et archivage (papier → numérique, indexation, destruction) – GED (Gestion Électronique de Documents).
• Gestion du courrier (réception, ouverture, scan, distribution, envoi) – adresse de domiciliation possible.
• Standard téléphonique (prise d’appels, filtrage, transfert, prise de messages) – ligne dédiée ou redirigée.
• Accueil physique (réception des visiteurs, gestion des badges, annuaire) – pour locaux partagés.
• Gestion des fournitures (bureau, papeterie, imprimante, café) – approvisionnement.
• Organisation de voyages et déplacements (billets, hôtels, réservations, note de frais) – agenda.

Formules d’externalisation :
🔹 Secrétariat externalisé (forfait heures/mois) – assistant à distance (téléphone, mail, agenda).
🔹 Saisie à la pièce (facture, bon de commande, note de frais) – volume variable.
🔹 Gestion du courrier (adresse de domiciliation, scan quotidien) – lecture à distance.
🔹 Standard téléphonique (ligne virtuelle, script personnalisé) – 24/7 possible.

Notre sourcing de prestataires administratifs :

• Secretariat.com, Assistant virtuel, centre d’affaires – solutions clés en main.
• Freelance (assistant administratif à distance) – flexibilité.
• Plateforme de micro-tâches (saisie, classement, numérisation) – tarif à l’unité.

Avantages de l’externalisation administrative :
✅ Zéro recrutement (pas d’embauche, pas de congés, pas de remplacement) – économie de charges.
✅ Flexibilité (forfait heures modulable selon votre activité) – pic de travail.
✅ Pas de locaux dédiés (télétravail du prestataire) – économie de m².
✅ Confidentialité (les données restent chez le prestataire sécurisé) – clause de confidentialité.
✅ Couverture des pics (début de mois, fin d’année, campagne promotionnelle) – sans surcoût (forfait ajustable).

Points de vigilance :
🔹 Définir précisément le périmètre (ce qui est inclus / exclu).
🔹 Sécuriser les accès (VPN, double authentification, trace des actions).
🔹 Prévoir un délai de réponse (SLA) pour les tâches urgentes.
🔹 Tester avec une période d’essai (1 mois) avant contrat long.

Nous réalisons un diagnostic de vos tâches administratives (récurrentes, chronophages, à faible valeur ajoutée) et vous proposons un plan d’externalisation.